MENTIONS LÉGALES - Aymonier Associes

AYMONIER NOTAIRES, est, de par ses activités et ses obligations légales et réglementaires, sensibilisée à la protection de la vie privée et des données à caractère personnel de ses contacts (contacts établis dans le cadre de dossiers traités par l’Etude, de missions confiées à l’Etude, de prestations de services en relation avec notre activité, de rencontres professionnelles, de candidatures, ainsi qu’au titre des connexions à notre site internet, et s’est toujours appliquée à mettre en œuvre et à respecter une politique de traitement des données conforme à la réglementation en vigueur.

Le Règlement Général européen sur la Protection des Données personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016 applicable depuis le 25 mai 2018, renforce et complète certaines obligations en la matière et notamment celles issues de la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée (ensemble la « Réglementation »). Dans ce cadre, l’Etude met en œuvre de nouvelles mesures et renforce ainsi la protection des données personnelles des personnes concernées. Elle s’engage à fournir toutes les preuves de conformité qui peuvent être exigées par les autorités de contrôle.

La présente politique de protection des données personnelles (la « Politique ») a pour objet d’informer de façon claire, simple et complète les personnes concernées sur la manière dont l’Etude en sa qualité de responsable de traitement, collecte, conserve et utilise les données à caractère personnel les concernant (la ou les « Données Personnelles ») et sur les moyens dont elles disposent pour contrôler cette utilisation et exercer leurs droits.

i-DÉFINITION D’UNE DONNÉE PERSONNELLE

Le terme Donnée Personnelle renvoie à toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Il peut s’agir d’une personne qui pourrait être identifiée directement ou indirectement grâce notamment à son identité physique, physiologique, économique, culturelle ou sociale.

Les Données Personnelles que l’Etude possède concernent les catégories suivantes :

Données d’identification ;
Données de contacts et/ou de coordonnées ;
Vie professionnelle ;
Vie personnelle ;
Données de connexion et/ou de localisation ;
Données financières.

Parmi celles-ci, certaines peuvent être considérées comme sensibles et font l’objet d’un respect de la Réglementation de la part de l’Etude.

II-COLLECTE DE DONNÉES PERSONNELLES

L’Etude est amenée à recueillir des Données Personnelles dans le cadre notamment de dossiers traités par l’Etude, de missions confiées à l’Etude, de prestations de services en relation avec notre activité, de rencontres professionnelles, de candidatures, de votre venue dans nos locaux, ainsi qu’à l’occasion de votre connexion à notre site de data-room et de votre fréquentation de notre site internet, etc…

Les Données Personnelles sont celles que vous fournissez via des formulaires et/ou des demandes de renseignements provenant de l’Etude, ou celles qui sont collectées via des documents reçus ou réunis par l’Etude, que ce soit sous format dématérialisé ou sous format papier.

L’Etude ne collecte que les données nécessaires pour ses activités et met en œuvre les mesures de protection des Données Personnelles dès leur réception. Aussi, l’Etude ne collecte que les données et informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Ces Données Personnelles sont aujourd’hui collectées :

soit sous forme de papier, dans les locaux de l’Etude ou dans les locaux du prestataire chargé de gérer nos archives physiques ;
soit sous forme numérique, dans les serveurs de l’Etude que ce soit ceux présents physiquement dans les locaux de l’Etude ou ceux situés dans notre hébergeur d’infrastructure.

III-FINALITÉS DU TRAITEMENTS DES DONNÉES PERSONNELLES

Les Données Personnelles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Selon les cas, les Données Personnelles pourront être utilisées dans le but de :

traitement de dossiers , de missions, etc…
demander, obtenir ou recevoir des informations sur l’Etude ;
participer à nos actions de communications, informations juridiques et organisation d’évènements ;
participer à des enquêtes de satisfaction, analyses et statistiques afin d’améliorer nos services ainsi que la connaissance de nos clients et prospects ;
traiter votre candidature à un poste.

L’Etude est également susceptible d’utiliser vos Données Personnelles à des fins administratives ou pour

tout autre objectif imposé par la législation en vigueur.

Aucun traitement de Données Personnelles ne peut être entrepris sans une finalité spécifique.

IV-DES DONNÉES PERSONNELLES

Les Données Personnelles sont traitées par l’Etude dans les cas autorisés par la Réglementation et en particulier dans les conditions suivantes :

dans le cadre de l’activité d’Office Notarial de l’Etude ;
lorsque vous avez manifesté un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque concernant le

traitement de Données Personnelles ;

lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande (tels que : prise en charge d’un dossier, partage d’information relatives à un dossier, candidature, etc…) ;
pour le respect des obligations légales ou réglementaires auxquelles est soumis l’Etude de par son activité d’Office Notarial mais également au titre d’obligations connexes (comme par exemple, la lutte contre la fraude, le blanchiment et le terrorisme) ;
lorsque les intérêts légitimes de l’Etude peuvent être de nature à justifier un traitement par elle (comme par exemple, les mesures de sécurité informatique, les modifications apportées à notre infrastructure informatique ou les changements de prestataires).

Pour les mineurs de moins de dix-huit (18) ans, ce consentement doit être donné ou autorisé par le titulaire de la responsabilité parentale.

V-DESTINATAIRES DES DONNÉES PERSONNELLES

Les Données Personnelles étant confidentielles, seuls les membres de l’Etude dûment habilités ou des personnes dûment habilitées par l’Etude peuvent y accéder, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection conformément à la Règlementation, ainsi qu’à leur communication à tous tiers habilités.

Nos prestataires peuvent également être amenés à traiter ponctuellement des Données Personnelles strictement nécessaires à la réalisation des prestations que nous leur confions (mission, prestation de data- room, diffusion électronique et postale, logistique et restauration, etc.) et sont tenus par une obligation de confidentialité.

La politique de l’Etude est de ne recourir qu’à des prestataires situés sur le territoire de l’Union Européenne.

Cependant, dans l’hypothèse d’un recours à un prestataire qui serait situé en dehors de l’Union européenne, l’Etude s’engage à vérifier que des mesures appropriées ont été mises en place afin de s’assurer que les Données Personnelles bénéficient d’un niveau de protection conforme à la Règlementation.

VI-PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

L’Etude veille à protéger et sécuriser les Données Personnelles afin d’assurer leur confidentialité et ainsi empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés en mettant en place des mesures techniques et organisationnelles et ce, pendant la durée nécessaire à l’exercice des finalités poursuivies conformément à la Règlementation.

Cependant, aucune transmission ou aucun stockage de données ne sont jamais totalement sécurisés. En conséquence, nous ne pouvons pas garantir la sécurité infaillible de l’information transmise ou stockée sur les serveurs d’hébergement.

Lorsque la divulgation de Données Personnelles à des tiers est nécessaire et/ou autorisée, et sauf obligations légales ou réglementaires de l’Etude, cette dernière s’assure que ces tiers garantissent aux données concernées le même niveau de protection que celui leur étant offert par l’Etude et exige des garanties contractuelles afin que, notamment, les données soient exclusivement traitées pour les finalités poursuivies, avec le niveau de confidentialité et de sécurité requis.

Conformément à la Règlementation, en cas d’atteinte avérée aux Données Personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, l’Etude s’engage à communiquer cette violation à l’autorité de contrôle compétente et, lorsque cela est exigé par ladite Réglementation, aux personnes concernées.

VII-DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES PERSONNELLES

Les Données Personnelles pour le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, sous réserve des possibilités légales d’archivage, d’obligations de conservation de certaines données, et/ou d’anonymisation.

Les durées de conservation pour les quelques grandes catégories de Données Personnelles sont :

Données Personnelles des clients/prospects/partenaires d’affaires : tant que l’utilisateur est actif et, au plus tard, 30 ans après le dernier contact avec ce dernier ou l’archivage informatique de son dossier ;
Données Personnelles de connexion à notre site internet : 1 ans après la dernière connexion ;
Données Personnelles des candidats : durée nécessaire au traitement de la candidature et, en cas d’issue négative, 3 ans après le dernier contact (sauf accord du candidat pour une durée plus longue).

VIII-DROITS DES TITULAIRES DES DONNEES PERSONNELLES

*Droit d’accès et de communication des Données Personnelles

Vous avez la faculté d’accéder aux Données Personnelles qui vous concernent.

Cependant, en raison de l’obligation de sécurité et de confidentialité dans le traitement des données à caractère personnel qui incombe à l’Etude, vous êtes informé que votre demande sera traitée sous réserve que vous rapportiez la preuve de votre identité, notamment par la production d’un scan de votre titre d’identité valide (en cas de demande par notre formulaire électronique dédié) ou d’une photocopie signée de votre titre d’identité valide (en cas de demande adressée par écrit).

L’Etude vous informe qu’elle sera en droit, le cas échéant, de s’opposer aux demandes manifestement abusives (de par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique).

*Droit de rectification et de suppression des Données Personnelles

Au titre de ce droit, la Règlementation vous autorise à demander la rectification, la mise à jour, le verrouillage ou encore l’effacement de Données Personnelles vous concernant qui peuvent s’avérer le cas échéant inexactes, erronées, incomplètes ou obsolètes.

En outre, vous pouvez définir des directives générales et particulières relatives au sort des données à caractère personnel après votre décès. Le cas échéant, les héritiers d’une personne décédée peuvent exiger de prendre en considération le décès de leur proche et/ou de procéder aux mises à jour nécessaires.

Enfin, sous réserve des exceptions prévues par la Règlementation (notamment conservation nécessaire pour respecter une obligation légale, intérêt légitime de l’Etude à conserver les données), vous avez le droit de demander à l’Etude l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos Données Personnelles, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

vos Données Personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées ;
vous souhaitez retirer votre consentement sur lequel était fondé le traitement de vos Données Personnelles et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement ;
vous considérez et pouvez établir que vos Données Personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
vos Données Personnelles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale.

*Droit de retrait du consentement au traitement de Données Personnelles

Lorsque l’Etude traite vos Données Personnelles sur la base de votre consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment. En revanche, et conformément à la Règlementation, le retrait de votre consentement ne vaut que pour l’avenir et ne saurait donc remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

*Droit d’opposition

L’exercice de ce droit n’est possible que dans l’une des deux situations suivantes :

lorsque l’exercice de ce droit est fondé sur des motifs légitimes ; ou
lorsque l’exercice de ce droit vise à faire obstacle à ce que les données recueillies soient

utilisées à des fins de prospection commerciale.

*Délégué à la protection des données

L’Etude a désigné, conformément à la Règlementation, un délégué à la protection des données qui est :

Cil.not, une entreprise du Groupe ADSN

SASU au capital de 100 000 euros – RCS Aix-en-Provence 793 219 858 Siège social : 95 avenue des Logissons – 13107 Venelles cedex Téléphone : 0800 306 212 puis « autre demande »

Télécopieur : 04 42 54 42 42

e.mail : cil@notaires.fr • http://groupeadsn.notaires.fr

*Exercer vos droits

Pour toute question relative à la présente Politique ou à l’exercice de vos droits ci-dessus mentionnés, vous pouvez envoyer un courrier ou un courriel accompagné d’une copie d’une pièce d’identité :

Au Délégué à la protection des données ci-dessus indiqué

A l’Etude :

AYMONIER NOTAIRES
Maitre Franck AYMONIER
5, rue Montaigne 74000 ANNECY
Téléphone : 04.50.66.01.36
e.mail : office.aymonier@notaires.fr